Nowy VAT bez zaskoczenia

Coraz bliżej do 1 stycznia, daty od której będą obowiązywać nowe stawki VAT na poziomie 5, 8 i 23 proc. Przedsiębiorcy muszą się przygotować na godzinę zero, by w nowym roku 2011 prowadzić działalność bez przestojów.

Firmy, które nie rozpoczęły jeszcze procesu przystosowawczego, powinny rozpocząć go jak najszybciej, tym bardziej, że pracy jest sporo. Zmiany obejmują systemy informatyczne stosowane oraz oprogramowanie kas i drukarek fiskalnych. Trzeba tez zaktualizować wszystkie cenniki i przeanalizować umowy zawarte na rok 2011. Przedsiębiorcy, którzy zadbali o to, by w kontraktach znalazły się postanowienia automatycznie podwyższające cenę na wypadek zmian VAT, są w bardzo dobrej sytuacji. W pozostałych wypadkach mogą być potrzebne aneksy do umów.

Oprogramowanie - wymiana czy aktualizacja

Systemy finansowo - księgowe firm muszą od początku nowego roku uwzględniać nowe stawki VAT. Ponieważ zmiany związane z wprowadzeniem nowego opodatkowania nie zamkną się 1 stycznia, przedsiębiorcy powinni zapewnić sobie stałą aktualizację aplikacji.

Przede wszystkim należy dokonać przeglądu oprogramowania. Prace przystosowawcze oraz ich koszt będą zależały od tego, jakich aplikacji aktualnie używa przedsiębiorstwo. Wiele firm od dawna nie wymieniało swoich systemów, pracując na starszych wersjach. Aktualizacja takich systemów jest procesem złożonym i pracochłonnym, ponieważ wymaga między innymi wdrożenia nowych, dodatkowych funkcji. Ważną operacja jest tez konwersja baz danych, która musi być przeprowadzona tak, by firma nie straciła swoich informacji historycznych. Stanowią one nie tylko źródło wiedzy o transakcjach, klientach, kontrahentach, ale także podlegają ustawowemu obowiązkowi ich przechowywania i ochrony.

• Jeżeli zachodzi konieczność zaktualizowania systemu sprzed kilku lat, to zwykle należy się liczyć z wieloetapową konwersją, wymagającą czasu, a zatem kosztowną. Podczas konwersji do nowych wersji mogą się ujawnić błędy w danych, tolerowane przez wersje poprzednie i należy je wyeliminować. Wszystko to razem sprawia, że aktualizacja może być zwyczajnie nieopłacalna w porównaniu do zakupu i wdrożenia nowego systemu. Niektóre z rozwiązań, zwłaszcza do obsługi sprzedaży były przygotowywane na zamówienie klientów przez małe firmy lub wręcz przez pojedynczych programistów. Te rozwiązania często przez lata pozbawione serwisu należy zastąpić seryjnym bezpiecznym oprogramowaniem. Zmiana stawek VAT jest ku temu dobra okazją - mówi Bogdan Zatorski, Kierownik Konsultingu w Sage.

Są jeszcze w Polsce firmy, zwłaszcza małe, które nadal stosują oprogramowanie pracujące pod kontrolą systemu MS DOS. Aktualizacja takich aplikacji jest bardzo trudna, a w większości wypadków wręcz niemożliwa. W tej chwili żaden z liczących się producentów oprogramowania biznesowego nie tworzy już nowych produktów pod DOS. A wielu z nich wycofuje się również ze wsparcia tego oprogramowania. Aplikacje dosowe mają minimalne, jak na współczesne standardy wymagania sprzętowe i mogą pracować na komputerach o słabych konfiguracjach.

Obecne systemy informatyczne, produkowane z użyciem innych technologii, potrzebują większej mocy obliczeniowej i więcej przestrzeni dyskowej, stąd jest bardzo prawdopodobne, że nowy system nie ruszy na starszym sprzęcie. Wówczas będzie potrzebna wymiana komputerów oraz zakup licencji na nowy, współczesny system operacyjny.

Nie należy się jednak obawiać zmiany oprogramowania. Producenci przygotowali specjalne, atrakcyjnie cenowo oferty promocyjne na migrację do nowocześniejszych systemów. Należy pamiętać, że nie tylko oprogramowanie zainstalowane na komputerach firmowych podlegać będzie aktualizacji. Dotyczy ona także kas i drukarek fiskalnych. W przypadku starszego sprzętu, podobnie jak w przypadku starszego oprogramowania, może zajść konieczność wymiany całego urządzenia, gdyż inaczej wprowadzenie danych dotyczących nowych stawek będzie niemożliwe. W kasach fiskalnych przewidziano możliwość samodzielnego wpisania różnych stawek VAT, więc firmy będą mogły zmienić je same. Inaczej wygląda sytuacja w przypadku drukarek fiskalnych, ponieważ ich aktualizacja wymaga wizyty uprawnionego serwisanta. Dobrze jest ustalić zawczasu termin takiej wizyty, gdyż serwisanci mogą mieć pełne ręce roboty w ostatnich dniach roku.

Jaką umowę zawrzeć z dostawcą

Zamiast tracić nerwy i czas na organizowanie kolejnego upgradeu systemu, warto od razu zakupić abonament. Problem zmian w ten sposób przedsiębiorca przerzuca na dostawcę i nie ponosi dodatkowych kosztów.

Producent dostarcza wersję oprogramowania dostosowaną do aktualnie obowiązujących przepisów. Gwarantuje, że oprogramowanie realizuje precyzyjnie określone funkcje zgodnie z prawem obowiązującym w dniu zakupu. Ale przepisy zmieniają się, dlatego należy zawrzeć z dostawca taką umowę, która będzie gwarantowała wszystkie niezbędne aktualizacje związane z kolejnymi zmianami. Najlepszą formą umowy jest stały abonament.

• Dostosowanie do zmian prawnych i rozwój funkcji programu wymaga przygotowania kolejnej wersji, która sprzedawana jest użytkownikom wersji poprzedniej z dużym rabatem. Koszty aktualizacji można dodatkowo obniżyć wykupując abonament. Zwykle ma on stałą roczną cenę niezależnie od liczby aktualizacji, które zostaną wydane w tym czasie. Wybierając ofertę dostawcy nowego oprogramowania należy zwrócić uwagę na to, czy oferuje on rozwiązania umożliwiające obniżenie kosztów utrzymania systemu - wyjaśnia Bogdan Zatorski. Należy także pamiętać, by nie odkładać na ostatni moment aktualizacji systemu. Będzie przecież potrzebny jeszcze czas na testy oraz na przeszkolenie pracowników. Warto też przewidzieć chwilę na ewentualne ponowne zmiany czy poprawki, na wypadek gdyby coś poszło nie tak.

Czas na zmiany w cennikach

Przedsiębiorców czeka aktualizacja cen. Obejmie ona zarówno umowy z dostawcami i klientami, strony internetowe firm, sklepy internetowe, wszystkie katalogi towarów: cyfrowe i drukowane. To proces, którego nie da się przeprowadzić w jeden dzień.

Trzeba będzie zaktualizować zarówno cenniki dostępne na stronach internetowych, jak i w drukowanych folderach i broszurach oraz na metkach i etykietach. Koszty takiej operacji mogą być spore, choć zależą od wielkości firmy i skali jej działalności. Jednaka nawet w małych przedsiębiorstwach mogą być odczuwalne. Przykładowo, jak podają restauratorzy, koszt wymiany kart menu to około 500 złotych na lokal, ulotek od 700 do 1200 złotych, zależnie od nakładu.

Nieco inaczej będzie wyglądała aktualizacja cen w obrocie pomiędzy przedsiębiorstwami, a inaczej będzie ustalana dla indywidualnego klienta. W pierwszym przypadku, czyli umów pomiędzy kontrahentami biznesowymi, ceny ustala się w kwotach netto + VAT. Tu przeliczenie jest proste. Natomiast w sprzedaży detalicznej ceny kształtowane są tak, by klienci postrzegali je jako niższe. Stąd powszechnie stosowana taktyka urwania grosza, czyli np. cena za towar wynosząca 3,99 zł, zamiast 4 zł. Budując cenniki sprzedaży po zmianie stawek VAT trzeba będzie tę strategię uwzględnić. Zatem proste przeliczenie ceny bazujące na cenie netto + należnym podatku VAT, zostanie skorygowane w dół.

Według Bogdana Zatorskiego (Sage), samą aktualizację cenników w systemach IT należy wprowadzić w takim momencie, aby można ich było użyć od pierwszej sprzedaży w 2011 roku. Konkretne zalecenia co do sposobu aktualizacji będą zależały od specyfiki funkcjonalnej poszczególnych systemów, od tego czy w bieżącej wersji oferują one narzędzia do automatyzacji tego procesu, np. do grupowej aktualizacji VAT w kartotece towarów. Jednak, obecnie jeszcze, choć całą akcję trzeba precyzyjnie zaplanować, należy się jeszcze chwile wstrzymać z drukiem nowych cenników. – Na początku listopada jeszcze nie było do końca wiadomo, jak będą się kształtowały nowe stawki VAT.

• Co prawda Sejm uchwalił na ostatnim posiedzeniu w październiku odpowiednią ustawę, ale może ona zostać zmodyfikowana w Senacie - tym bardziej, że podobno np. utrzymanie preferencyjnej stawki na odzież dziecięcą budzi kontrowersje UE. W konsekwencji ostateczny tekst ustawy będzie opublikowany najwcześniej na 2-3 tygodnie przed datą wejścia w życie nowych przepisów. To bardzo późno, ze względu na czas potrzebny na aktualizację i dostosowanie materiałów informacyjnych i cenników. Proszę sobie wyobrazić jak trudne zadanie czeka np. sieci handlowe, planujące bardzo popularne poświąteczne promocje - wyjaśnia Bogdan Zatorski.

Kłopoty okresu przejściowego

Zanim firmy przyzwyczają się do zmian, a ustawodawca określi do końca cały proces związany ze zmianami w VAT, nie raz pojawią się problemy. Do dziś nadal nie wiadomo, jak po nowym roku należy korygować faktury dotyczące sprzedaży w 2010 roku. Nie wiadomo jakie zmiany obejmą deklaracje podatkowe VAT. Jedno jest pewne: użytkownicy nie zaktualizowanych systemów nie będą mogli dokonywać korekt deklaracji podatkowych za okresy przed 2011 rokiem. Jak widać, aktualizacja oprogramowania jest pierwszym i podstawowym krokiem w polityce dostosowawczej.

Trzeba tak zaplanować harmonogram zmian, aby z nimi zdążyć i nie narażać firmy na chwilowe zawieszenie działalności lub pokusę chwilowego działania poza prawem, czyli po prostu przejścia do szarej strefy.